Organiser et Piloter son service

La performance globale de la collectivité passe par la maîtrise de l’efficacité opérationnelle à tous les niveaux de l’organisation.

La performance opérationnelle ne peut plus être la chasse gardée d’experts. Tous les managers et notamment les managers intermédiaires, proches de l’action productive, doivent contribuer activement à l’amélioration continue de l’efficacité opérationnelle.

Souvent prisonniers de la pression du quotidien, accrue par un contexte sociaux-économique tendu, la tentation est grande pour ces managers de consacrer l’essentiel de leur temps à l’opérationnel et d’en oublier l’essentiel : la recherche permanente du progrès et de l’efficacité collective.

Cette tendance est souvent confortée par une méconnaissance des fondamentaux en organisation et des méthodes de pilotage de l’activité.

Objectifs

Aider les managers à maîtriser leur organisation et à piloter l’activité de leur service

  • Le manager auto-auditeur
  • Le manager organisateur
  • Le manager pilote-contrôleur

Transmettre les fondamentaux des méthodes d’organisation et de pilotage d’activité.

  • Savoir distinguer les différentes composantes d’une organisation
  • Identifier les dysfonctionnements et les gisements de progrès
  • Mettre en place des modes de fonctionnement efficaces et performants
  • Définir des axes d’amélioration et bâtir un plan d’action de progrès
  • Mesurer et optimiser l’activité de son service

Démarche

PREPARATION
  • Prise en compte du contexte
  • Adaptation des supports d’animation
  • Durée : 0,5  jour
ATELIERS
  • Ateliers sur les fondamentaux des méthodes d’organisation
  • Durée : 3 jours
BILAN
  • Synthèse
  • Attentes complémentaires des participants
  • Fin de session
ATOUTS

Une démarche pédagogique favorisant la participation et l’illustration par l’exemple

  • Une approche participative qui favorise le travail en groupe, l’implication des acteurs et l’unité d’action, structurée en “ateliers”, alliant théorie et cas pratiques.
  • Un bilan à la fin de la session pour envisager les actions qui pourraient être réalisées pour aller plus loin dans la maîtrise des organisations.

Ateliers

1 - Introduction aux notions de base de l’organisation

Les différentes composantes d’une organisation

  • La structure
  • Les modes de fonctionnement
  • Les hommes
  • Les outils

Autour de la notion de processus

  • Les organisations orientées « client »
  • La notion de « performance »
  • La notion de processus
  • Les flux informationnels : les documents, les formulaires, l’information de gestion.

2 - Les outils de description des modes de fonctionnement

  • Le QUOI QUI QUAND COMMENT
  • Le logigramme
  • La modélisation des processus et des activités
  • Exercice et étude de cas

3 - Les outils de description des rôles et responsabilités

  • Le RACI
  • La fiche de rôles / fiche de poste
  • Les indicateurs de performance individuelle (lien avec le module « entretien individuel »)

4 - Analyser et optimiser l'organisation de son service

Identifier les dysfonctionnements

  • Savoir identifier l’origine des dysfonctionnements
  • Le technique du « suivi de carton »

Optimiser les organisations

  • La chasse au tâches inutiles : les 5 « pourquoi », notion d’analyse de la valeur
  • Les indicateurs de performance

5 - Mettre en oeuvre les actions d'amélioration

Axes d’amélioration et actions

  • Définir des axes d’amélioration
  • Bâtir un plan d’action / savoir prioriser

Suivre un plan d’action

  • Responsabiliser / animer
  • Suivre le plan d’action

La maitrise de la qualité opérationnelle

  • Les procédures et modes opératoires
  • Les enregistrements qualité : formulaires, compte-rendu, PV

6 - Suivre l'activité de son service

Le tableau de bord

  • Construire son tableau de bord
  • Le point quotidien / le point hebdo

Contrôler l’activité au quotidien

  • Que faut-il contrôler ?
  • Les outils de suivi / contrôle
  • Le suivi individuel

Public concerné

Managers ou responsable d’équipe ayant une expérience managériale de quelques années

Pré-requis

  • Avoir une expérience managériale de quelques années ou avoir suivi « manager une équipe »
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